Вы определили направления своего развития, вас окрыляют результаты, к которым вы стремитесь, ясны способы достижения целей, при этом никто не отменял обязательства, связанные с решением бытовых и прочих вопросов. Это рутины и текущие мелкие задачи. Рассмотрим особенности их планирования.
Рутины
Само слово рутины в самом общем смысле означает следование заведенному шаблону или известным навыкам, превратившимся в механическую привычку. В тайм-менеджменте под рутиной понимают действия, повторяющиеся с определенной периодичностью. Самое интересное, что под словом, наводящим тоску, всего лишь скрываются действия, которые со временем (21 повторение) начинаются отрабатываться человеком без участия эмоций с минимальной тратой сил.
Проще говоря, рутины представляют собой действия, которые выполняются без размышлений о целесообразности их выполнения. Это обязательства. Внешние обязательства и обязательства в рамках ваших глобальных целей. К внешним обязательствам можно отнести регулярные коммунальные платежи, оплату детского сада, страховок и прочих услуг.
Очень приятно делать эти рутины в срок и жить без тяжести невыполненных дел. Уход за собой, по сути, тоже рутина: регулярный поход к парикмахеру, косметологу, маникюрному мастеру или домашние процедуры (маски, скрабы). Ведь без регулярности уход за собой имеет мало смысла. Чем чаще повторяется одно и то же действие, тем сильнее становятся нейронные связи, отвечающие за формирование привычки. Рутина – это привычка. Так пусть эта привычка станет «лучшей из служанок».
В начале планирования предстоит отправиться на поиски рутин. На странице «Рутины» в планировщике запишите все, которые можете припомнить. Пишите все, что нужно выполнять регулярно, указывая напротив периодичность. Например: стирка – 2 раза в день, маска для волос – еженедельно, стрижка – ежемесячно.
Уверена, что сразу все вспомнить очень трудно, пополняйте этот список, как только «всплывет» новая рутина. Когда список в целом будет готов (возможно, в нем еще будут коррективы), распределите рутины от самых редких (например, визит к доктору – 2 раза в год) к частым (2 раза в день).
Количество дел, которые необходимо выполнять регулярно впечатляет?
Среди рутин есть дела, которые за вас не выполнит никто – уход за собой (даже если вы предпочитаете салонные процедуры – время ваше), регулярные профилактические визиты к врачу, физическая активность (прогулки, тренировки, зарядка). Сюда же можно отнести регулярное время для общения с детьми, как сказка на ночь, например. Промаркируйте такие рутины, они требуют вашего непосредственного участия.
Среди рутин есть те, которые вам нравится делать. К примеру, мне нравится готовить. Я делаю завтраки и ужины. В вашем списке тоже найдутся такие дела, отметьте их.
Стоит еще раз внимательно посмотреть список и определить, что вам делать не нравится. Такие рутины можно делегировать для выполнения другим. К примеру, часть домашней работы посильна для детей школьного возраста. Ребенок может помочь пропылесосить, вытереть пыль и т.д.
Если есть возможность, некоторые функции можно отдать на аутсорсинг, нет – подумать, как автоматизировать.
Пусть дело останется в вашем списке, только теперь ваша задача заключается не в исполнении, а в организации и контроле выполнения. Для себя я распределила все рутины на пять дней. Суббота и воскресенье – дни, которые полностью посвящены семье и семейным делам. В эти дни планируются походы в кино, в гости, в цирк, на выставки, прогулки и прочие события.
Ежедневные рутины для себя я разделила на утренние и вечерние. Поставить стирку, разложить вещи по местам, приготовить одежду на завтрашний день, проверить выполнение уроков ребенком, почитать книгу перед сном малышу перешли из разряда обязательств в разряд ритуалов, таких же простых и обязательных как умыться и почистить зубы.
Ежедневные рутины я не прописываю в своем планировщике, потому что они со временем органично вписались в утренние и вечерние часы. Я не пишу, что мне нужно встать, умыться и так далее. Просыпаюсь я в 6 утра, а мой планируемый день начинается с 10 часов. Я без напоминания знаю, что утром мне нужно приготовить завтрак, сделать зарядку, отвезти ребенка в детский сад и помню еще о многих ежедневных рутинах.
Когда сформулированы глобальные цели, определены методы их достижения, прописаны рутины, пришло время рассмотреть Матрицу Эйзенхауэра или матрицу времени.
Здесь четыре характеристики – «срочно», «важно», «не срочно», «не важно», понимание которых приведет к эффективному распределению времени.
Рассмотрим, как распределяется наше время во всех четырех квадратах.
Квадрат А «Важно и срочно» — это дела, немедленное невыполнение которых приведет к неприятным последствиям. К примеру, вас, как родителя, вызывает директор школы, или острая зубная боль диктует бежать к стоматологу, или управляющая компания известила об отключении вашей квартиры от системы канализации в связи с неуплатой.
Квадрат В «Важно, но не срочно»: это работа по принципу «что посеешь, то и пожнешь». Это «семена» ваших дел, которые дадут свой урожай в будущем. К примеру, регулярная физическая нагрузка не даст результатов за короткий период, но со временем вы получите подтянутое тело.
В этот квадрат можно отнести все, что имеет первостепенное значение, дела, которые нанизаны на столпы ваших глобальных целей.
Квадрат С «Срочно, но не важно» — это маловажные дала, выполнение которых вы не можете не спрогнозировать не игнорировать. К примеру, незапланированное совещание на работе, визит родственников по принципу «вы дома, тогда мы сейчас зайдем».
Квадрат D «Не срочно и не важно» — к этому квадрату можно отнести время, потраченное на «социальные сети», развлекательные порталы, компьютерные игры, телефонные разговоры «о жизни», телевизионные передачи, чаепития.
Можно сделать вывод, что самые важные дела – дела квадрата В. Именно квадрат В составляет большую часть жизни людей, имеющих значительные результаты, в то время, как абсолютное большинство проводит свое время в квадрате D.
Квадрат А – это «аварийный» квадрат. В него чаще всего попадают любители откладывать на завтра. Например, пожиратели тоннами фастфуда, сладенького и мучного, желают начать правильно питаться завтра (здоровое питание — дело из квадрата В «важно, но не срочно»). Завтра не происходит, но вдруг появляется проблема под названием сахарный диабет 2 типа с необходимостью последующей постоянной поддерживающей терапии (квадрат А). Или еще пример. Любители откладывать оплату коммунальных услуг до появления денег (которым неоткуда появиться), обнаруживают на пороге представителей ресурсоснабжающей организации в попытке отключить эти самые ресурсы за неуплату. Есть случаи неумышленного попадания в квадрат А. Например, получили серьезную травму – срочно к докторам, остальные дела подождут!
Итак, как распределить свое драгоценное время в перечисленных квадратах?
Квадрат А «Важно и срочно» – не допускать / не доводить, решая дела в квадрате В пока «Важно, но не срочно».
Квадрат В «Важно, но не срочно» — делать не откладывая.
Квадрат С «Срочно, но не важно» — учиться не допускать, как вариант – делегировать.
Квадрат D «Не срочно и не важно» — не делать.
Думайте, какие дела определяют ваше качество жизни, а что можно и не делать вовсе.
1000 мелочей
Помимо глобальных дел и рутин нашу жизнь сопровождает много очень мелких, но значимых дел, которые возникают спонтанно. К «мелочам» можно отнести выбор подарка ко дню рождения коллеги, неожиданно понадобившийся ремонт обуви. Неожиданных событий много. Если в планировщике отведена страничка для мелочей, необходимость постоянно держать их в голове отпадает. Я стараюсь поскорее распределить «мелочи» при планировании будущей недели, чтобы не тянуть груз ответственности за невыполненные дела.
Большие маленькие дела
Анализируя прошедшие периоды, я несколько раз ловила себя на том, что моя неэффективность состоит в повышенной увлеченности малозначимым делом. В разных сферах находились дела, которые засасывали и отнимали много времени. Проверка электронной почты уводила по ссылкам в дебри интернета, где время пролетало незаметно. Попытка разобрать оплаченные квитанции влекла сортировку всего содержимого коробки для их хранения. Мытье душевой кабины оборачивалось незапланированной уборкой ванной комнаты.
Встал вопрос, как бороться с такой увлеченностью. Я нашла два способа, которые работают применительно ко мне. Оба они связаны с ограничением во времени. В первом случае планировать «маленькие» дела удобно в ограниченный по времени промежуток, чтобы не было искушения растянуть до бесконечности. Во втором ставить «отрезвляющий» таймер на окончание выполнения. Если за маленьким делом тянется большое, найдите ему свое время в ближайшие дни и выполните.
Как планировать предстоящий месяц
Начало планирования каждого месяца определяется приоритетными направлениями (физическое состояние, самореализация, отношения, финансовая независимость). Такая сфокусированность позволяет сосредоточиться на главном и четко следовать заданным ориентирам. Просмотрите, как при планировании на год была распределена работа по месяцам. Внесите, если необходимо, коррективы.
Поставьте перед собой следующие вопросы.
Как я могу повысить свою эффективность?
Набросайте не менее десяти вариантов ответов. Смысл этого вопроса заключается в том, чтобы увидеть ранее неочевидные шаги для достижения цели. Вы меняетесь со временем, приобретаете новый опыт, меняется ваш взгляд на решение проблемы.
Какие возможности есть в моем распоряжении?
Очень часто мы не замечаем новых возможностей, открывающихся под наши цели. Этот вопрос заставит остановиться и подумать о новых событиях, новых знакомствах. К примеру, рядом с домом открылся новый фитнес-центр, он удобно расположен и позволит освободить ресурс времени, который ранее расходовался на дорогу.
С кем я хочу встретиться?
Живое общение с людьми, которые могут помочь авторитетным советом, либо просто зарядить позитивной энергией помогает двигаться в нужном направлении. Это могут быть как деловые встречи, так и встречи для простого общения.
Внесите необходимые изменения в список дел по четырем направлениям (физическое состояние, самореализация, отношения, финансовая независимость). Распределите запланированное по срокам. Дополните планы на месяц ежемесячными рутинами и рутинами более крупных временных единиц (квартальными, полугодовыми), соответствующими данному месяцу.
Я не сторонник жесткой привязки конкретного дела к определенной календарной дате. Мне нравится определять временной диапазон, даже если дело займет немного времени. Тем более это касается тех дел, которые могут растянуться во времени и занять не один день.
Например, если мне необходимо записать ребенка к врачу на плановый осмотр, я ставлю недельный диапазон. Когда вижу это событие в плане на неделю, стараюсь выполнять его в самом начале. Случается, что звонить в поликлинику придется не один день. А в случае, если все сразу удается, я просто отмечаю дело как выполненное.
Планирование недели
Распределение дел на неделю происходит в соответствии с распределением дел на месяц.
В начале планирования недели стоит ответить на вопрос «Какое событие или решение какого дела станет приоритетным?»
Есть события, которые придают импульс последующей работе, минуя суету и лишние раздумья о том, стоит делать или не стоит? Это могут быть деловые встречи или события, помогающие принять решение. Стоит определить такое дело и выполнить.
Вопрос «Какие препятствия стоят на пути?» позволяет посмотреть на собственные страхи и ограничения и понять, что надумано, а что реально предстоит решить.
Дополните недельный план еженедельными рутинами.
Ежедневное планирование
Ежедневный план необходим в периоды, когда интенсивность событий очень высокая. Для новичков в планировании достаточно иметь список дел на неделю и ежедневно сверяться с этим списком, отмечая выполнение.
План на день представляет собой список из трех-четырех дел, работающих на реализацию глобальных целей по разным направлениям и нескольких рутин, которые либо поддерживают глобальные цели, либо являются внешними обязательствами.
Когда умение планировать и выполнять запланированное прочно закрепиться в вашей практике, наступит потребность интенсифицировать свой день. А до тех пор, пока вы учитесь действовать целенаправленно и осознанно, достаточно по одному делу на каждое направление.
Планирование само по себе не гарантирует получение результата. Союзником планирования выступают действия по реализации задуманного. Планирование позволяет оценить масштаб деятельности, пошагово распределить ее во времени, разложив на структурные элементы (маленькие части большого дела).
Смысл в том, что нужно поменьше раздумывать, стоит разбить дело на небольшие действия, пока не исчезнет страх начать. Если вы уже начали дело, оно не будет выходить из головы, появится осознанное желание продолжать погружаться до тех пор, пока вы его не закончите или осознанно не прекратите выполнение. В психологии такое состояние называется «эффект Зейгарник». В нас природой заложена склонность доводить начатое до конца.
Анализ прошедшего периода
Эффективное планирование не возможно без анализа текущей ситуации. Многие сторонники тайм-менеджмента рекомендуют ежедневный аудит выполненных и невыполненных дел, поиск «пожирателей времени» с последующим планированием следующего дня. Это обосновано. Но если регулярное планирование только начинает постепенно входить в вашу жизнь, удобнее анализировать прошедшую неделю. Это поможет не «выгореть» в самом начале. Просмотрите события прошедшей недели и ответьте на вопросы.
Какое завершенное дело можно считать достижением недели?
Когда вы фокусируетесь на достижениях, вы не только повышаете самооценку, но и приобретаете решимость двигаться дальше. Состояние успеха делает нас сильнее. Неделя без достижений провоцирует спросить себя: «Решение какого вопроса продвинет меня вперед?»
Какие невыполненные дела (события) переносятся на следующую неделю?
Всегда есть обстоятельства, которые могут препятствовать выполнению задуманного с нужной скоростью. Обдумайте, в чем причина (в вас или во внешних факторах) и выберите время для выполнения.
Где я бездействовал, тратил время впустую?
Стоит оглянуться и сделать выводы о напрасно потраченном времени и причинах пробуксовок. Если это объективные помехи (болезни, внезапные «чужие» дела, недостаток знаний), подумайте, как минимизировать их воздействие.
Следующий анализируемый период – месяц. По окончании месяца нужно просмотреть, что было запланировано, и ответить на вопросы:
Какое событие месяца стало самым запоминающимся?
Самые значительные события, заставляют нас переосмыслить собственные убеждения или приобрести новые впечатления. В любом случае они служат импульсом для развития. Если таких событий не было, то этот период скоро сотрется из памяти.
Что из того, что я делаю бесполезно для моей жизни?
Вопрос очень сложный, но очень полезный в случае честного ответа самому себе.
Кого я хочу поблагодарить?
Не стесняйтесь высказывать благодарность тем, кто помогал и поддерживал. Даже простое «спасибо» характеризует вас не только как внимательного человека, но и настраивает на дальнейшее сотрудничество.
Анализ прошедшего года предполагает сравнение себя в конце и начале года во всех планируемых вами сферах. Это констатация произошедшего с рассуждениями о причинах и предполагаемых последствиях. Кроме того, для расстановки акцентов года, взгляда на следующий год, в планировщике предлагается еще несколько вопросов к себе.
Решебник
Часто мы сталкиваемся с различными проблемами. Проблемы врываются в наше сознание, и заставляют прокручивать непонятную ситуацию, отнимая внимание и время. Масштабы проблем могут быть значительные и нет. В независимости от этого мы засоряем свои мысли переживаниями, вместо непосредственного решения. Как подступиться к проблеме? Задать себе простой вопрос: «Как решить проблему?» или «Что нужно сделать для решения проблемы?» Записать в решебнике проблему и несколько вариантов ее решения, либо алгоритм действий. Ваши мысли, выраженные на бумаге, помогут принять верное решение.
Заметки
«Заметки» — это страницы для фиксации идей, сведений, рецептов и прочего. В моих «заметках» чаще всего книги, с хорошей рекомендацией от друзей, коллег; фильмы, которые по каким-то соображениям я хотела бы посмотреть; незнакомые слова, значение которых мне стоит уточнить и прочее. Идей для заполнения этих страниц всегда достаточно, поэтому удобно, когда они собраны в одном месте, а не разбросаны по разным страницам.
Елена Ветштейн.
Спасибо огромное,очень все доступно!И нет лишней информации,все четко и по существу!!!