За этот кейс я благодарна руководителю отдела одной крупной российской компании.
Предыстория такова. Работа отдела связана с ремонтом технологического оборудования компании: сбор заявок на ремонт от подразделений, оформление заказов, ведомости, письма партнёрам и подрядчикам, мониторинг, аналитика...
Есть прогнозируемый и непрогнозируемый объем работы — прилетело новое письмо, нужен новый документ и новая работа.
И, конечно, у работников официальный ненормируемый рабочий день. Поэтому к почти 12 часам на работе (8 часов рабочий день + 1 час на обед + по 1,5 часа на дорогу в каждую сторону) прибавились вечеровки, «домашние задания», субботники. Постепенно работа не просто вымещала все остальные сферы жизни, но и становилась её смыслом
Наша задача сделать рабочий процесс управляемым и прогнозируемым по времени.
Для этого:
- выделили и упорядочили основные виды работ;
- распределили виды работ так, чтобы сотрудники были взаимозаменяемы;
- максимально разгрузили время начальника отдела, чтобы внеплановые совещания, планерки не сильно влияли на ход основной плановой работы;
- распределили виды работ, чтобы первая половина дня приходилась на одну работу, а вторая на другую (кроме работ с заявкой и ведомостями). Такое чередование деятельности поможет меньше уставать, снизить многозадачность и при этом даст возможность глубоко погрузиться в процесс.
У нас получились следующие основные виды работ:
- Формирование заявки (заявка)
- Работа с ведомостями (ведомости)
- Формирование программы работ (программа)
- Мониторинг
- Работа с подрядчиками (подрядчики)
- Письма и входящие документы (письма)
Получилась таблица распределения времени по видам работ.
Сотрудники их профессиональные навыки (для таблицы мы взяли первые буквы имени):
В — начальник отдела — может выполнять любые виды работ
А — хорошо работает с массивами данных
Ю — специализируется на работе с ведомостями
Р — хорошо работает с массивами данных
Следующим шагом свели в таблицу виды работ по дням недели для каждого сотрудника.
0,5 — половина рабочего дня
1 — полный рабочий день
Установили плановые нормы работ по времени и ввели план. Например, обработка сложной ведомости — 1,5 дня, простые ведомости — 6 ведомостей в день.
Что получили в итоге:
- У каждого сотрудника есть фронт работ определенный на каждый день недели
- Все сотрудники взаимозаменяемы по видам работ
- У начальника отдела высвободилось время для управленческих задач
И вот какие впечатления от проделанной работы
Как организовать время в вашем бизнесе или в вашем отделе?
Напишите мне в личном сообщении на tellme@selforganization.ru, какие задачи предстоит решить, и мы с вами выберем время для консультации.
Каждый месяц я провожу 5 бесплатных консультаций по определенной тематике. Узнать тему консультации, как попасть на консультацию, можно в разделе «Индивидуальная работа».
Хотите освоить основы управления жизненными результатами и достигать желаемого? Я подготовила для вас бесплатный курс из 6 видеоуроков. Подписывайтесь и получайте видео и дидактические материалы к ним на почту, кликайте на кнопку
Елена Ветштейн