Вопросы о планировании – это отражение тех проблем и задач, которые мы хотим решать с помощью этого инструмента.
Планирование хороший помощник, чтобы …
Закончите это предложение, и вы увидите, свое «уязвимое место» в самоорганизации или управлении собой. И возможно, в ответах ниже вы найдете ответ на свой вопрос о планах и планировании.
Вопрос 1
Как понять, что я строю правильные планы?
Ответ простой: «Результат».
План – это не список дел на сегодня, чтобы больше успеть. План – это путь к результату
— Я хочу жениться на принцессе.
— А у тебя уже есть план? Ты уже знаешь, как мы будем ее завоевывать?
Это диалог Кота в сапогах и сына мельника из детской сказки. Он очень точно отражает суть плана.
А вы так же мыслите?
Если ваш план – это не просто список дел на сегодня, состоящий преимущественно из бытовых и рабочих рутин, а небольшие шаги, подчиненные большой цели, то вы знаете промежуточные и итоговые результаты, к которым вы идете. Если вы достигли в срок желаемого результата, значит ваш план правильный, нет – анализируем, улучшаем и меняем план.
И еще одна маленькая секретная подсказка для размышления: не может быть сомнений в результате, сомнения могут быть только в выборе методов достижения и сроках.
Вопрос 2
В мои планы постоянно вмешиваются незапланированные дела, в результате я ничего не успеваю. Как быть?
Жесткие планы – это одна из распространенных ошибок новичков. Мы думаем, что если выстроим весь день с точностью до минуты, то все успеем. Но это не так. Если мы ненадолго выпадаем, то редко возвращаемся к строго запланированному порядку дел.
Но в планировании есть методы, которые позволяют работать на результат в строго отведенное время.
Приоритетные направления и дела, которые работают на главные жизненные цели лучше всего ставить на самое продуктивное и удобное время. Что это значит? Проанализируйте, когда для вас самое «спокойное» время. Как правило, большинство внешних дел, заданий от партнеров, коллег и начальства «падает» в конце рабочего дня и в пятницу. А как у вас?
Важные задачи, для решения которых нужно уединиться, углубиться в проблему, лучше планировать в то время, когда меньше всего отвлекающих факторов.
Всегда давайте себе свободные диапазоны времени для работы в приоритетных направлениях, чтобы можно было ловко маневрировать в рамках этого диапазона. Тогда у вас всегда будет время на самое важное.
Если жизненные обстоятельства иногда все-таки вносят коррективы в ваш план, это вовсе не означает, что ваши планы летят «коту под хвост». Главное в том, что не менее 80% реализуемых вами моделей поведения ведут к результату, и не более 20% — срывы и слабости.
Подсказка: план — живой инструмент: он изменяется вместе с вами и гибко реагирует на любые жизненные обстоятельства.
Вопрос 3
Почему мои планы не мотивируют меня выполнять запланированное?
План – это не мотивационный механизм. Мотивируют нас желания, мечты.
«Я хочу жить хорошо, много зарабатывать, чтобы ни в чем не нуждаться» — это желание будет двигать меня вперед, заставлять вставать по утрам, забыть про лень, идти и делать. А планирование поможет мне выстроить путь к моей мечте.
План – это про логику, про осмысленность действий и шагов на пути к желаемому результату.
Я хочу заработать миллион и выбираю бизнес для реализации этой цели. А дальше строю путь (план): какой продукт или услугу я предложу рынку, как буду монетизировать свою идею, как продвигаться, с какими партнерами работать, в каких проектах участвовать.
Хороший план помогает сделать дальнейшее движение к результату простым и понятным, а когда ясно с чего начинать, и как продолжать, делать легко.
Подсказка: поиски мотивации чаще всего связаны с незнанием своих приоритетов, решением ложных целей и чужих задач.
Вопрос 4
У меня амбициозные цели, какой план мне подходит, чтобы их реализовать?
Трезвый и холодный! Глобальные цели – это очень хорошо, но чтобы это действительно были цели, а не фантазии, нужно:
— разложить процесс их достижения на этапы;
— выбрать способы достижения;
— оцифровать, рассчитать;
— определить, каких ресурсов (времени, рук, мозгов, финансов) достаточно, а каких не хватает для реализации задуманного;
— решить проблему недостаточности ресурсов;
— скорректировать план;
— действовать;
— анализировать – улучшать.
Вопрос 5
Какие планировщики: бумажные или электронные выбрать?
Ранее мы уже сказали, что план – это путь к результату. Мы можем идти к результату в условиях определенности и в условиях неопределенности.
В условиях определенности мы проходим путь, который нам понятен. В этом случае мы опираемся на уже имеющийся опыт, заранее зная, как получить нужный результат, составляем последовательность шагов и, соблюдая эту последовательность, двигаемся к результату. В условиях определенности при выборе планировщика главным критерием будет удобство пользователя. Если удобно записывать дела на бумагу, то бумажный ежедневник, если удобнее компьютерная программа или приложение – электронный.
По сути, все электронные средства планирования – это напоминалки, которые не дают нам забыть о сроках выполнения. Кроме того, они умеют сортировать, фильтровать и синхронизироваться с другими сервисами и пользователями.
Другое дело – условия неопределенности.
В условиях неопределенности мы проходим путь исследователя: выдвигаем гипотезу (предположение) и на практике проверяем – получится или не получится.
Получился нужный результат, значит те методы и способы достижения, которые мы использовали, подходят, не получился – нужно искать и пробовать новые методы достижения результата.
И вот в этих условиях электронные средства планирования могут работать только в качестве напоминалок, потому, что генерировать новые идеи, выдвигать новые гипотезы – творческая задача с которой способен справиться мозг человека, а компьтерная программа может предложить только то, что мы заранее вписали, уже зная, как и что делать.
Но главным аргументом в пользу планирования на бумаге в условиях неопределенности, являются особенности работы нашего мозга. Многочисленные исследования показывают, что при работе с электронными текстами слабо задействовано критическое мышление, отвечающее за креативность: мы только понимаем смысл электронного текста, а такие операции, как анализ, синтез, воспроизведение не включаются в работу.
Кроме того, в процессе написания от руки активны структуры мозга, отвечающие за принятие решений. И это еще один аргумент в пользу планирования на бумаге, когда мы идем по пути достижения новых результатов.
Таким образом, для стратегического планирования лучше подходят бумажные средства: от функциональных планировщиков, которые помогают понять, как лучше сделать задуманное, до обычных листов, где удобно рисовать схемы, планы, зачеркивать, исправлять, выводить новые элементы. Для оперативного планирования подходят и бумага, и электронные средства: компьютерные программы, мобильные приложения. Выбор определяется предпочтениями.
Елена Ветштейн.